Ab November 2026 verbindet preamp365 PM den kaufmännischen Beleg in Lexware Office mit der operativen Projektarbeit in Microsoft 365. Angenommene Angebote werden eingelesen, daraus entstehen Projekte und Aufgaben, Pauschalen bleiben abrechenbar – und die Rechnung geht mit korrektem Angebotsbezug als Entwurf nach Lexware.

So schließt sich die Strecke Angebot → Projekt → Zeiten → Review → Rechnungsentwurf, ohne Stammdaten doppelt zu pflegen.

Kurz-Antwort

Was ändert die erweiterte Lexware-Schnittstelle?

Das PMO-Webpart erhält ein Lexware-Register für Kunden, angenommene Angebote und Rechnungen. Aus einem Angebot wird per Wizard ein Projekt: Leistungspositionen werden Aufgaben, Pauschalen keine Aufgaben, sondern Positionen für die Faktura. Folgeangebote lassen sich einem bestehenden Projekt zuordnen. Die Abrechnung läuft je Angebot und setzt in Lexware den Angebotsbeleg als Vorgänger – Initialangebot, Erweiterung und Change-Request bleiben so sauber getrennt.

Was ist neu?

Bereich	Inhalt im Release
Angebote einlesen	Nur angenommene Lexware-Angebote; Positionen werden upsertet, Kunden kommen aus dem bestehenden Kontakt-Sync
Projekt aus Angebot	Freier Projektname, Angebotsnummer bleibt der Bezug; Soll-Stunden und Stundensatz aus den Leistungspositionen
Aufgaben aus Leistung	Dienstleistungszeilen werden Projektaufgaben – Pauschalen nicht
Pauschalen	Separate Positionen am Angebot; in der Zeiterfassung oder Abrechnungsvorbereitung vermerken und fakturieren
Folgeangebote	Weitere Angebote dem bestehenden Kundenprojekt zuordnen – ein Board, getrennte Belege
Rechnung je Angebot	Neuer Fakturaparameter „Eine Rechnung pro Angebot“; Entwurf mit Vorgängerbezug, Writeback der Rechnungsnummer

Wie werden Projekte mit der erweiterten Schnittstelle angelegt?

Die Screenshots zeigen den Ablauf aus Anwendersicht. Startpunkt ist die Projektanlage aus einem angenommenen Angebot. Projekte ohne Lexware-Bezug lassen sich weiterhin manuell anlegen und abrechnen.

preamp365 PM: Lexware-Register mit angenommenen Angeboten und Flyout Projekt aus Angebot — Lexware-Register: Kunden, angenommene Angebote und Abrechnungshistorie. Angebote einlesen und im Wizard entscheiden, wie Positionen ins Projekt laufen.

preamp365 PM: Aufgabenboard mit Aufgaben, die aus Angebotspositionen erzeugt wurden — Direkt nach der Anlage: Aufgaben mit Soll-Stunden aus den Lexware-Leistungspositionen – bereit für Zuweisung und Zeiterfassung.

Pauschalen sicher abrechnen

Reise-, An-/Abreise- oder andere Aufwandspauschalen sind oft optional und erst klar, wenn die Leistung erbracht ist. Deshalb werden sie keine Projektaufgabe. Der Wizard unterscheidet Dienstleistung und Pauschale; in der Zeiterfassung erscheint der Hinweis „Auftrag enthält Pauschalen“. Vermerkte Pauschalen werden zu Abrechnungspositionen – unmarkiert bleibt der Default 0, nichts geht stillschweigend mit.

preamp365 PM: Zeitbuchung mit Hinweis Auftrag enthält Pauschalen und Schaltfläche Vermerken — Pauschale vermerken, während die Stunden gebucht werden – die Faktura übernimmt nur vermerkte Mengen.

Abrechnung je Angebot, mit Vorgänger in Lexware

Im PMO-Review steuert der Split je Angebot die Rechnungsbildung. Zeiten und vermerkte Pauschalen eines Angebots landen auf einem Lexware-Entwurf. Der Rechnungsbeleg verweist in Lexware auf das Angebot als Vorgänger. Die Rechnungsnummer kommt per Writeback auf Zeiten und Pauschalen zurück.

preamp365 PM: Aggregation von Quellzeilen (Zeiten und Pauschalen) zu Rechnungszeilen je Angebot — Aggregation: Quellzeilen aus Zeiten und vermerkten Pauschalen werden zu Rechnungszeilen je Angebot zusammengeführt – Grundlage für den Lexware-Entwurf.

preamp365 PM: PMO-Review nach Lexware-Export mit Writeback der Rechnungsnummer — Nach dem Lauf: Entwurf angelegt, Rechnungsnummer im Review sichtbar, Link nach Lexware Office.

Lexware Office: Rechnungsentwurf mit Leistungsstunden und An-/Abreisepauschale aus preamp365 PM — Ergebnis in Lexware Office: Leistungszeilen mit Stunden und Satz, plus vermerkte Pauschale – als Entwurf, nicht finalisiert.

Praxis-Tipp: Das Angebot bleibt die kaufmännische Quelle, das Projekt die operative. Wer Folgeangebote demselben Projekt zuordnet, behält ein Board – und trotzdem getrennte Rechnungen mit sauberem Belegbezug.

Mehr Details

Produktseite mit PMO, Review und Faktura: preamp365 PM.

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