Release: Outlook-Add-in für die Zeiterfassung in preamp365 HR
Kundentermine in Outlook sind die Grundlage – per Klick werden sie in die Zeiterfassung von preamp365 HR synchronisiert, inkl. Dauer, Tätigkeit und optionaler Kundenzuordnung.
Ab Oktober 2026 ist die Zeiterfassung über Outlook-Termine im preamp365 HR Blueprint möglich. Unternehmen, die Projekte, Aufgaben und Leistungen primär über Microsoft Outlook planen und abrechnen, profitieren ab sofort vom neuen Outlook-Add-in. Damit können aus Terminen ganz unkompliziert Zeiterfassungsposten erstellt werden – ohne Anwendungswechsel und Doppelerfassung. Auch Änderungen, zum Beispiel an der Termindauer, können bis zur Festschreibung jederzeit synchronisiert werden.
Während Outlook zur Erfassungsquelle wird, laufen alle Zeiteinträge zur weiteren Verarbeitung in das Zeiterfassungsmodul von preamp365 HR.
Kurz-Antwort
Für wen ist das Outlook-Add-in gedacht?
Für Unternehmen, deren Beratungs-, Workshop- und Kundentermine überwiegend im Outlook-Kalender liegen – und die diese Zeiten direkt der Zeiterfassung und Kundenzuordnung in preamp365 HR zuordnen wollen. Betreff, Beschreibung, Datum, Beginn und Ende werden direkt aus dem Termin übernommen. Weitere Parameter wie Kunden- oder Projektzuordnung oder Arbeitstypen werden im Add-in ergänzt. Der Eintrag landet als Entwurf in derselben Dataverse-Zeiterfassung wie Einträge aus den Self-Service-Apps oder dem Projektmodul preamp365 PM.
Was ist neu?
| Bereich | Inhalt im Release |
|---|---|
| Kalender als Erfassungsquelle | Termine führen direkt zu Einträgen in der Zeiterfassung |
| Ein Klick zur Zeitbuchung | Die Schaltfläche PA365 Zeiterfassung startet das Add-in: Dauer, Zeitraum und Betreff werden übernommen |
| Kunde / Projekt | Abhängig vom Erfassungsmodus am Mitarbeiterstammsatz können Termine auf Kunden oder Projekte zugeordnet werden |
| Anwesenheit oder Projekt | Bei kombiniertem Erfassungsmodus wählbar; Anwesenheit ohne Kundenbezug, Projektzeiten mit Zuordnung |
| Status am Termin | Nach erstmaliger Synchronisierung eines Termins können die erfassten Zeiteinträge jederzeit und maximal bis zur Festschreibung aktualisiert werden |
| Kanäle | Das preamp365-HR-Outlook-Add-in ist verfügbar für New Outlook, Classic Outlook und Outlook im Web |
| Bereitstellung | Neben der zentralen Bereitstellung für alle Benutzer oder bestimmte Gruppen ist auch ein Sideload möglich |
Warum preamp365 HR Zeiterfassung mit Outlook-Add-in?
Beim nachträglichen Abgleich von Kalendereinträgen mit der Zeiterfassung gehen viele Informationen verloren, die in Dienstleistungs- und Beratungsunternehmen abrechnungsrelevant sind. In klassischen Time-to-Cash-Geschäftsmodellen stellt das Add-in sicher, dass Termine tatsächlich und zeitnah erfasst werden und mit einem durchgängigen Prozess freigegeben und abgerechnet werden können. Der Hebel ist nicht Kontrolle, sondern maximale Bediensicherheit und Geschwindigkeit aus Sicht der Mitarbeitenden. Die Nachbearbeitung und Freigabe erfolgt anschließend im preamp365-HR-Review-Webpart, sodass die Übergabe an Drittsysteme wie Lexware Office oder andere Faktura- und Finanzbuchhaltungsprogramme sauber aufbereitet ist.
Nächster Schritt
Wenn eure Kundentermine bereits in Outlook leben und die Zeiterfassung dazu passen soll, ist das Add-in der schlanke Einstieg – im selben preamp365 HR-Blueprint wie Self-Service, Review und Abrechnungsvorbereitung.