Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung in SharePoint
Zeiterfassung in SharePoint für Dienstleister: Kundenzuordnung aus dem ERP, Soll/Ist-Kontrolle für Vorgesetzte und Excel-Export je Kunde – ohne schwere Projektsoftware, integriert in Microsoft 365.
Warum Zeiterfassung in SharePoint – gerade für Dienstleister?
In einem aktuellen Projekt für ein Dienstleistungsunternehmen habe ich ein Zeiterfassungsmodul mit Abrechnungsvorbereitung entwickelt. Es baut vollständig auf der bestehenden SharePoint-HR-Lösung auf und füllt eine wichtige Lücke zwischen Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung. Da neben der Finance-Lösung bereits Microsoft 365 und SharePoint im Einsatz sind, sollte auch die Zeiterfassung in der Umgebung erfolgen, in der das operative Geschäft organisiert ist – Teams und SharePoint.
Kurz-Antwort
Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung in SharePoint und Microsoft 365 bedeutet: Mitarbeitende buchen Arbeitszeit in einem SPFx-Webpart mit Kundenzuordnung aus dem ERP (z. B. Lexware). Vorgesetzte prüfen im Review-Webpart Soll/Ist, Erfassungs- und Zuordnungsquoten und exportieren pro Kunde und Monat eine Excel-Dienstleistungsübersicht – optional direkt in eine SharePoint-Dokumentbibliothek. Mitarbeiter-Stammdaten, Arbeitszeitmodelle und Urlaubsbuchungen sind über Dataverse verknüpft; Berechnungen laufen serverseitig über Azure Functions.
Welche Anforderungen mussten für die Zeiterfassung umgesetzt werden?
Wer Dienstleistungen nach Aufwand erbringt und abrechnet, braucht mehr als eine Stoppuhr: Klarheit, welcher Mitarbeiter welche Zeiten erbracht hat und wie diese welchem Kunden und welcher Leistung zugeordnet sind – und ob das Team den Monat vollständig und fakturierbar erfasst hat.
Dafür muss keine aufwändige Projektsoftware oder ein ERP-Spezialmodul eingeführt werden – und der Excel-Dschungel soll ausgedient haben.
Die Antwort ist im Falle meines Kunden keine starre Lösung von der Stange, sondern eine individuell angepasste Entwicklung für Unternehmensgröße und Projektgeschäft – mit KI-gestützten Entwicklungsmethoden und relationaler Datenhaltung direkt in Microsoft 365.
Zur Vorbereitung der Abrechnung standen zudem im Lastenheft:
- Dashboard-ähnliche Ansichten zu Erfassungsquoten und Produktivität (Time to Cash)
- passgenaue Excel-Exporte pro Kunde und Monat
- perspektivisch automatische Rechnungsanlage im ERP per REST-API
Drei Webparts – ein Prozess
Aus der Zeiterfassungs-Lösung kommen drei aufeinander abgestimmte Bausteine:
| Webpart | Für wen | Kernaufgabe |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Mitarbeitende, HR | Wochenraster, Zeiteinträge, Arbeitstyp, Kundenzuordnung, persönliches Arbeitszeitkonto |
| Schnellerfassung (optional) | Mitarbeitende unterwegs | Start/Stopp mit automatischer 15-Minuten-Rasterung |
| Abrechnungsvorbereitung | Vorgesetzte, Controlling | Monatsreview aller Mitarbeitenden, Quoten, Excel je Kunde, Ablage in der Bibliothek |
Diese Webparts arbeiten auf einer einheitlichen Datenstruktur in Dataverse (relationale Datenbank in der Power Platform). Es entstehen keine neuen Insellösungen mit redundanter Datenpflege, sondern zielgruppenorientierte, schlanke Benutzeroberflächen.
Zeiterfassung: erfassen, was später verrechnet wird
Erfassung im Alltag
- Wochenansicht mit Zeilen pro Tag: Von/Bis, Stunden, Arbeitstyp, Zuordnung, Beschreibung
- Speichern beim Verlassen des Feldes – gewohntes Tabellenverhalten, kein „Formular pro Klick“
- Neue Zeile startet mit heutigem Datum – weniger Fehler bei der Wochenbuchung
- Pflichtregeln je Konfiguration: z. B. Zuordnung oder Beschreibung, wenn keine Kunde gewählt ist
Fachliche Steuerung ohne Projektsoftware
- Arbeitstypen (z. B. produktiv, intern, Krank) steuern, was in die Abrechnung einfließt
- Zuordnung verknüpft Zeiteinträge mit Kunden aus dem ERP – nicht frei getippter Text
- Monats-Soll/Ist, Urlaub und Saldo im Arbeitszeitkonto – Aktualisierung per Button über die Azure Function (gleiche Plattform und Arbeitszeitmodelle wie für andere HR-Berechnungen)
Anbindung an HR und ERP
- Mitarbeiterstammdaten und Verträge aus der Mitarbeiterverwaltung (Soll-Stunden, Arbeitstage)
- Urlaub fließt in die Saldo-Berechnung ein (Soll netto, Erfassungsquote)
- Kunden aus Lexware (oder anderem ERP) werden per Schnittstelle nach Dataverse synchronisiert – das Zeiterfassungs-Webpart zeigt sie als Dropdown, ohne ERP-Zugangsdaten im Browser
Mobile Zeiterfassung mit Schnellerfassung
Nicht jede Buchung passiert am Desktop. Die Schnellerfassung (siehe Screenshot bei „Drei Webparts – ein Prozess“) ergänzt das Wochenraster.
Das optionale Webpart „Zeiterfassung – Schnellerfassung“ ist für Smartphone und Tablet auf SharePoint ausgelegt – gleiche Anmeldung über Microsoft 365, keine separate App aus dem Store.
- Start / Stopp mit einem Tipp: laufende Erfassung sichtbar, Stopp schreibt den Zeiteintrag
- 15-Minuten-Raster (Minimum 15 Minuten): Dauer wird beim Stopp gerundet – üblich bei Dienstleistungs-Abrechnung
- Zuordnung und Arbeitstyp wie in der Wochenansicht – dieselben Stammdaten aus Dataverse (inkl. ERP-Kunden)
- Dieselbe Datenbasis wie das Wochenraster: Vorgesetzte und Abrechnungsvorbereitung sehen mobile Buchungen sofort im Monatsreview
Damit erfassen Außendienst, Werkstatt oder Homeoffice unterwegs – und ergänzen bei Bedarf im Büro die Wochenansicht um Korrekturen oder fehlende Beschreibungen.
Abrechnungsvorbereitung: vom erfassten Tag zur Kunden-Excel
Das Webpart „Zeiterfassung – Abrechnungsvorbereitung“ schließt die Lücke zwischen operativer Erfassung und Rechnungsstellung / Fibu.
Vorgesetzten-Review (Monat, alle Mitarbeiter)
- Zugriff über Entra-ID-Gruppe (Vorgesetzte; optional HR-Edit)
- Mitarbeiterübersicht für gewählten Monat/Jahr mit:
- Soll (Std., netto) – nach Abzug von Urlaub im Soll
- Ist (Std.)
- Erfassungsquote – wie vollständig wurde erfasst?
- Zuordnungsquote – welcher Anteil der Ist-Stunden ist einem Kunden zugeordnet?
- Drill-down auf Einzelpositionen: Datum, Von/Bis, Stunden, Arbeitstyp, Zuordnung, Beschreibung
- Saldo aktualisieren (einzeln oder alle) – gleiche Logik wie in der Mitarbeiter-Zeiterfassung, zentral für das Team
Rechnungsexport je Kunde
- Ein Klick: „Excel je Kunde (Monat)“
- Pro Kundenzuordnung (Lexware-Kunde) eine Datei mit aggregierten, produktiven und zugeordneten Zeiten aller Mitarbeiter
- Layout für die Dienstleistungsübersicht: Seitenkopf mit Kunde, Monat und eurer Firmierung (im Webpart konfigurierbar, mehrzeilig)
- Tabelleninhalt u. a.: Leistungsbeschreibung, Mitarbeiter, Leistungsbeginn, Aufwand in Stunden
- Ablage wählbar im Property Pane:
- nur Download im Browser
- nur SharePoint-Dokumentbibliothek (Standardbibliothek oder Auswahl, Unterordner z. B.
Dienstleistungsübersicht/2026/06 Juni 2026) - beides
„Die Abrechnungsvorbereitung in SharePoint filtert automatisch fakturierbare Stunden mit Kundenzuordnung und liefert je Lexware-Kunde eine Excel-Datei pro Monat – inklusive Erfassungs- und Zuordnungsquoten für das Team-Review davor.“
Automatische Ablage in der SharePoint-Dokumentbibliothek
Nach dem Klick auf „Excel je Kunde (Monat)“ erzeugt das Webpart pro Kunde eine Datei im Format Kunde_Dienstleistungsübersicht_MM-YYYY.xlsx. Statt Export-Dateien lokal zu sammeln, legt es sie bei Bibliotheks-Ablage direkt in der Dokumentbibliothek ab – z. B. unter Dienstleistungsübersicht/2026/06 Juni 2026. Vorgesetzte und Buchhaltung arbeiten mit einem zentralen Ablageort in Microsoft 365.
Dienstleistungsübersicht: Excel-Beispiel (geöffnet)
Das erzeugte Layout ist auf die monatliche Fakturierung ausgelegt: Kopfzeile mit Kunde, Monat und Firmierung (im Webpart konfigurierbar), darunter die aggregierten Leistungszeilen aller Mitarbeiter mit Beschreibung, Mitarbeitername, Leistungsbeginn und Stunden – bereit für Prüfung durch Vorgesetzte oder Weitergabe an die Fibu.
Integration: ERP, Urlaub, Stammdaten – ohne Doppelpflege
Die Stärke liegt in der Verzahnung – nicht in isolierten Webparts.
ERP / Kundenzuordnung (Schnittstelle)
- Kundenstammdaten aus Lexware Office (REST) → Dataverse-Tabelle Zuordnung → Dropdown in der Zeiterfassung
- Sync per Azure Function (Button in der Mitarbeiterverwaltung: „Kunden aus Lexware“)
- Lexware bleibt Master für Kunden; Microsoft 365 hält das aktuelle Replikat für Buchungen und Export
- Gleiches Muster übertragbar auf andere ERP-Quellen (SAP, weitere REST/OData-APIs)
Ausführlicher zum ERP-Sync: SharePoint ERP integrieren: Stammdaten auslesen & importieren.
HR-Stammdaten und Urlaub
- Mitarbeiterverwaltung: Verträge, Arbeitszeitmodelle, Soll-Stunden
- Urlaubsanträge und genehmigter Urlaub fließen in Soll netto und Saldo ein
- HR-Hub auf SharePoint als Einstieg zu Urlaub, Homeoffice, Zeiterfassung – ein Portal statt verstreuter Links
Berechnungen serverseitig
- Arbeitszeitsaldo, Erfassungs- und Zuordnungsquoten: Azure Function mit MSI zu Dataverse – reproduzierbar, nicht „Excel nebenher“
- Excel-Export für die Abrechnung: im SPFx-Webpart (sofortige Nutzung, konfigurierbare Kopfzeilen und Bibliothek) – bewusst ohne zweiten Server-Roundtrip für den Standardfall
Kurz-Antwort (Definitionen)
Erfassungsquote (Zeiterfassung SharePoint): Verhältnis von erfassten Ist-Stunden zu Soll-Stunden gemäß Arbeitszeitmodell nach Abzug von Urlaub und Krankheitstagen im Monat – Indikator, ob das Team seine Arbeitszeit vollständig dokumentiert hat.
Zuordnungsquote: Anteil der Ist-Stunden mit Kundenzuordnung. Dieser Produktivitätsindikator zeigt, wie viel der erfassten Zeit tatsächlich fakturierbar zugeordnet ist.
Verwendete Komponenten – Software-Architektur
| Baustein | Rolle in Klartext |
|---|---|
| SharePoint Online | Oberfläche und Hosting der Webparts; optional Ablage der Excel-Exporte |
| SPFx-Webparts | Zeiterfassung, Schnellerfassung, Abrechnungsvorbereitung, HR-Hub, Mitarbeiterverwaltung, Urlaub |
| Microsoft Dataverse | Zentrale HR- und Zeitdaten, Lookups, Berechtigungen |
| Microsoft Entra ID | Anmeldung und Gruppen (Mitarbeiter / HR / Vorgesetzte) |
| Azure Functions | Saldo, Quoten, ERP-Sync – Schlüssel bleiben in Azure |
| ERP (z. B. Lexware Office) | Führend für Kundenstammdaten |
Damit bleibt die IT-Governance überschaubar: Nutzer arbeiten in M365, Berechtigungen laufen über Entra-Sicherheitsgruppen und Integrationen laufen serverseitig, Anpassungen sind konfigurierbar.
Ablauf im Monat (Praxis)
- Laufend: Team erfasst Zeiten mit Kundenzuordnung (Web oder Schnellerfassung).
- Bei Bedarf oder Zeitgesteuert: Kunden werden aus dem ERP nach Dataverse synchronisiert.
- Monatsende: Vorgesetzte öffnen Abrechnungsvorbereitung, aktualisieren Salden, prüfen Quoten und Einzelbuchungen.
- Export: Excel je Kunde – Download und/oder Ablage in der Dokumentbibliothek für Fibu oder Rechnungsstellung.
- Optional: Monat festschreiben (gesperrte Monate nur noch lesen) – über die bestehende Arbeitszeit-Logik.
Kurz-Antwort (Nutzen)
Nutzen für Dienstleister: Eine Zeiterfassung in SharePoint mit ERP-Kundenzuordnung und Vorgesetzten-Review ersetzt Excel-Inseln und teure Projekt-Tools. Ihr erhaltet **Soll/Ist-Transparenz**, **Erfassungs- und Zuordnungsquoten** und **fakturierbare Excel-Dateien je Kunde** – eingebettet in Urlaub und Mitarbeiterstammdaten, anpassbar pro Site ohne Neuentwicklung der Kernlogik.
Fazit
Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung in SharePoint bringt für Dienstleister im KMU-Segment das zusammen, was sonst oft drei Welten sind: ERP-Stammdaten, HR-Zeit und Urlaub sowie monatliche Fakturierungsunterlagen. Die vorgestellte Lösung nutzt bewusst schlanke SPFx-Webparts zur nahtlosen Integration in Microsoft 365 – mit Vorgesetzten-Review, Kennzahlen und Excel je Kunde, und mit der Flexibilität, Bibliotheken, Firmierung und Schnittstellen pro Unternehmen zu konfigurieren.
Wer bereits Microsoft 365 und ein ERP mit Kundenstammdaten hat, investiert nicht in ein neues Ökosystem, sondern in Prozessschärfe und Anwenderakzeptanz dort, wo das Team ohnehin arbeitet.
Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung in SharePoint geplant?
Ob Erweiterung einer bestehenden HR-App, Lexware-Anbindung oder Greenfield auf Dataverse: Nutze das Kontaktformular für ein unverbindliches Erstgespräch – wir skizzieren Aufbau, Schnittstellen und Anpassungspunkte ohne Verkaufsfolie.