Ab sofort ist der preamp365 HR Blueprint mit den bestehenden Mitarbeiter Self-Service-Apps um ein Spesenmodul erweitert. Mitarbeitende legen Spesenvorgänge direkt in der HR Mobile App, in Microsoft Teams (Desktop) oder in Power Apps an – und erfassen Dienstreisen, Auslagen und sonstigen erstattungsfähigen Aufwand ganz ohne separate Spezialsoftware.

Damit wird die Spesenerfassung Teil derselben Employee-Experience wie schon die Zeiterfassung, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen.

Kurz-Antwort

Was ist das Spesenmodul in preamp365 HR?

Das Spesenmodul ermöglicht die Erfassung und Freigabe von Reisekosten und Auslagen im Mitarbeiter-Self-Service. Vorgänge können direkt auf dem Smartphone erfasst und eingereicht werden. Im Fokus der Entwicklung stehen KI-Funktionen zur Erfassung und Erkennung von Belegen per Smartphone-Kamera und OCR sowie Kilometerberechnungen auf Basis von Kartendiensten. Durch die Integration der zentralen preamp365 HR Mitarbeiterverwaltung werden Stammdaten wie Dienstsitz und Homeoffice-Adressen übernommen, um redundante Dateneingaben zu vermeiden. Die Genehmigung läuft im SPFx-Freigabecenter – ohne Medienbruch aus dem Microsoft-365-Tenant heraus.

Fokus: Spesen in der HR Mobile App

Der Einstieg erfolgt über den Self-Service-Startbildschirm – Spesen stehen neben den bekannten HR-Self-Services bereit.

preamp365 HR Self-Service Mobile: Startbildschirm mit Einstieg Spesen — Mobile Self-Service: Spesen direkt aus der Teams-/Power-Apps-Oberfläche starten – ohne separates Reisekostenportal.

Was ist neu?

Bereich	Inhalt im Mini-Release
Vorgangsanlage	Spesenvorgang aus der Mitarbeiter-Self-Service-App in Teams Mobile, Desktop oder Power Apps
Verpflegungsmehraufwand	Erfassung über Tagesprotokoll mit gesetzlichen Pauschalbeträgen
Belegerfassung	Automatisches Auslesen von Belegen per OCR (Azure Document Intelligence)
Kilometergeld	Automatische Berechnung bei privater Kfz-Nutzung mit Azure Maps
Genehmigung	Freigabe-Workflow im bestehenden SPFx-Freigabecenter
Datenbasis	Dieselbe Dataverse-Welt wie die übrigen preamp365-HR-Module – kein Parallelssystem

Verpflegungsmehraufwand im Tagesprotokoll

Für Reisetage erfassen Mitarbeitende Verpflegungsmehraufwand strukturiert im Tagesprotokoll – mit den gesetzlichen Pauschalen statt Freitext und Excel-Nacharbeit.

Mobile Erfassung Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalen im Tagesprotokoll — Verpflegungsmehraufwand mobil: Tagesprotokoll und Pauschalen statt Zettelwirtschaft.

Kilometergeld mit Azure Maps

Bei Fahrten mit dem privaten Pkw berechnet das Modul Kilometergeld auf Basis der Strecke – unterstützt durch Azure Maps. Das reduziert manuelle Kilometerangaben und nachträgliche Korrekturen in der Freigabe.

Mobile Kilometerberechnung für Spesen mit Azure Maps — Kilometergeld: Strecke und Betrag nachvollziehbar – angebunden an Azure Maps.

Belege per OCR und Freigabe im SPFx-Center

Belege müssen nicht manuell abgetippt werden: Azure Document Intelligence liest relevante Felder aus und übernimmt sie in den Spesenvorgang. Führungskräfte und HR genehmigen anschließend im SPFx-Freigabecenter – demselben Freigabe-Kontext wie bei Urlaub und anderen HR-Vorgängen.

Praxis-Tipp: Spesen gehören in denselben Self-Service wie Zeit und Abwesenheit. Wer Belege unterwegs erfasst und Pauschalen sowie Kilometer automatisch ableitet, entlastet HR von Nachfragen – und behält Governance über Dataverse, Entra und das Freigabecenter.

Einordnung in preamp365 HR

Das Spesenmodul baut auf dem Self-Service-Release auf und ergänzt die Plattform um Reisekosten im Microsoft-365-Stack. Überblick zur modularen HR-Plattform: preamp365 HR.

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