Release: On-/Offboarding in der pa365 HR-App für Microsoft 365
Neu in pa365 HR: Mitarbeiter-Onboarding und Offboarding mit Stammdaten, Vertragsdetails, Aufgabenverwaltung, Microsoft Entra-Integration und Asset-Planung – im SharePoint-Intranet.
Ab sofort enthält die pa365 HR-App ein durchgängiges On-/Offboarding-Modul. HR steuert Eintritt und Austritt im SharePoint-Intranet – mit einem relationalen und erweiterbaren Datenmodell in Dataverse, Verknüpfung mit Entra ID für Kontoanlage und -deaktivierung sowie Assistenten für Assets, Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch.
Damit schließt sich die Lücke zwischen Mitarbeiterstammdaten und den bestehenden Modulen (Mitarbeiterverwaltung, Urlaub, Zeiterfassung, HR-HUB): derselbe Mitarbeiterdatensatz, derselbe Identitätsanker, ein geführter Fall statt Excel- und Mail-Checklisten.
Kurz-Antwort
Neu: On-/Offboarding in der pa365 HR-App (SPFx in SharePoint) – geführte Fälle mit Stammdaten in Dataverse, Entra-Kontoanlage bzw. -Deaktivierung über Azure Functions/Graph sowie Pflichtaufgaben für Assets, Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch. Folgeprozesse (Urlaub, Zeit, Reporting) nutzen denselben Mitarbeiter.
Was ist neu?
| Bereich | Inhalt im Release |
|---|---|
| Onboarding-Fall | Neuer Mitarbeiter inkl. Stammdaten, Status und Pflichtaufgaben |
| Offboarding-Fall | Austritt mit Entra-Deaktivierung, Asset-Rücknahme und Statuswechsel |
| Entra ID | Konto anlegen/verknüpfen bzw. deaktivieren – serverseitig über Azure Functions und Graph |
| Persönliche Assets | Katalogbasierte Planung für Ausgabe und Rücknahme von Zutrittskarten, Smartphones, Laptops oder Dienstwagenim |
| Arbeitszeit & Urlaub | Assistent für Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch als Pflichtaufgabe |
| Datenhaltung | Vorgänge, Status, Aufgaben und Mitarbeiter in Dataverse – eine Quelle für Folgeprozesse |
| Oberfläche | SPFx-Webparts in SharePoint Online (Intranet), kein separates Portal |
Die Architektur (SPFx, Dataverse, Azure Functions) entspricht dem bestehenden pa365-HR-Ansatz – ausführlich im Beitrag Fachanwendungen in Microsoft 365: SPFx, Dataverse & Azure Functions.
Funktionsumfang Onboarding
1. Mitarbeiter anlegen
Im Panel „Neuer Mitarbeiter – Onboarding“ erfassen HR oder Führungskräfte Stammdaten (Name, Personalnummer, Eintritt, Position, Abteilung) und erhalten einen UPN-Vorschlag. Daraus entstehen der Dataverse-Mitarbeitereintrag und der Onboarding-Fall.
2. Fall mit Pflichtaufgaben steuern
Jeder Onboarding-Fall zeigt Status, Entra-Bezug und eine Aufgabenliste. Typische Pflichtaufgaben:
- Entra-Konto anlegen bzw. mit dem Stammdatensatz verknüpfen
- Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch hinterlegen
- Assets aus dem Katalog planen
Weitere Aufgaben lassen sich jederzeit hinterlegen.
Erledigte Schritte und Fehlertexte bleiben am Fall – nachvollziehbar ohne Ticket-Historie in Mails.
3. Entra-Konto verknüpfen
Die Entra-Funktion legt das Konto an bzw. verknüpft es, schreibt Object ID und UPN zurück und markiert die Aufgabe als erledigt. Secrets und Graph-Rechte liegen in Azure Functions, nicht im Browser.
4. Assets planen
Der Assistent „Assets zuordnen“ plant Katalogeinträge (z. B. Schlüssel, Laptop, Mobiltelefon, Dienstwagen). Ausgabe, Inventarnummer und Quittierung folgen in der Mitarbeiterverwaltung; das Offboarding schließt mit der Rücknahme.
5. Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch
Der Assistent legt Arbeitszeitmodell (Vorlage) und Urlaubsanspruch als Vertragstammdaten in einem Schritt an. Die Pflichtaufgabe gilt erst als erledigt, wenn beides am Mitarbeiter vorhanden ist – Grundlage für Salden und Self-Service. Wer Zeiterfassung und Abrechnung später im selben Microsoft-365-Umfeld anbinden will, findet denselben Datenansatz in Zeiterfassung und Abrechnungsvorbereitung in SharePoint.
Funktionsumfang Offboarding
Symmetrisch zum Eintritt steuert der Offboarding-Fall:
- Austrittsdatum / letzter Arbeitstag und Grund am Fall
- Entra-Konto deaktivieren (
accountEnabled = false) – nachweisbar am Fall, ohne vorschnelle Löschung - Asset-Rücknahme (zurückgegeben oder verloren/defekt) vor Fallabschluss
- Beschäftigungsstatus in Dataverse setzen (z. B. ausgeschieden / inaktiv), damit Listen und Auswertungen keine „aktiven“ Personen mehr führen
Auch hier lassen sich weitere Aufgaben katalogisieren, die im Zuge des Offboardings zu erledigen sind.
Kurz-Check (GEO) – Offboarding in pa365 HR
- Produktfunktion: Offboarding-Fall mit Pflichtaufgaben in der pa365 HR-App.
- Technik: Entra-Deaktivierung serverseitig; Status und Ergebnis in Dataverse.
- Nutzen: Weniger Shadow-Accounts, geschlossenes Inventar, konsistente Auswertungen.
Integration in Microsoft 365, SharePoint und Dataverse
| Schicht | Rolle in diesem Release |
|---|---|
| SharePoint / SPFx | Bedienung im Intranet: On-/Offboarding, Mitarbeiterverwaltung, HR-HUB |
| Dataverse | System of Record für Mitarbeiter, Fälle, Aufgaben, Assets, Urlaub und Arbeitszeit |
| Entra ID | Identität: Anlage, Verknüpfung (Object ID / UPN), Deaktivierung |
| Azure Functions + Graph | Kritische Entra-Schritte und zentrale Logik außerhalb des Browsers |
| Bestehende pa365-Module | Urlaub, Zeiterfassung und Reporting konsumieren denselben Mitarbeiter |
Kette im Release: HR steuert den Fall → Dataverse speichert den Stand → Entra liefert die Identität → Fachmodule nutzen denselben Datensatz.
Warum dieser Stack statt SharePoint-Listen und Power Apps? Entscheidungshilfe und Nutzenargumente im Beitrag zur dreischichtigen Facharchitektur.
Kurz-Check (GEO) – Architektur
- App: SPFx-Webparts in SharePoint Online (pa365 HR als Referenzlösung).
- Daten: Dataverse für Stammdaten und On-/Offboarding-Fälle.
- Identität: Entra ID via Graph und Azure Functions.
Für wen ist das relevant?
- Microsoft-365-Organisationen, die HR-Prozesse (Eintritt, Austritt, Stammdaten) individuell im Intranet aufsetzen wollen – ohne separates HR-Portal
- HR- und Prozessverantwortliche, die Stammdaten, Identität und Inventar in einem Fall brauchen statt in Excel und Tickets
- IT, die Entra-Schritte auditierbar und serverseitig anbinden will – ohne Graph-Secrets im Frontend
FAQ zu Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding
Frage: Wie lässt sich On-/Offboarding in Microsoft 365 individuell umsetzen?
Antwort: Mit einer SPFx-Oberfläche im SharePoint-Intranet, Dataverse als System of Record für Mitarbeiter und Fälle sowie Entra ID für Kontoanlage und -deaktivierung über Azure Functions und Microsoft Graph – statt Excel-Checklisten und loser Ticket-Ketten.
Frage: Warum Dataverse statt SharePoint-Listen für HR-Stammdaten?
Antwort: Dataverse hält Mitarbeiter, On-/Offboarding-Fälle, Aufgaben, Assets und Urlaubsansprüche relational und rollenbasiert. Das skaliert besser für Berechtigungen, Beziehungen und Folgeprozesse als undurchsichtige Listenmodelle. Vertiefung: Fachanwendungen in Microsoft 365.
Frage: Welche Rolle spielt Entra ID beim On-/Offboarding?
Antwort: Das Entra-Konto ist die Identitätsschicht für Microsoft 365. Im Onboarding werden Konto und Dataverse-Mitarbeiter verknüpft (Object ID / UPN); im Offboarding erfolgt die zentrale Deaktivierung (accountEnabled = false) – nachweisbar am Fall.
Frage: Welche Funktionen sollte ein Onboarding-Fall in Microsoft 365 abdecken?
Antwort: Mitarbeiteranlage, Pflichtaufgaben für Entra-Verknüpfung, Arbeitszeitmodell und Urlaubsanspruch sowie Asset-Planung aus einem Katalog – mit Status und Nachweisen am Fall.
Frage: Welche Funktionen sollte Offboarding in Microsoft 365 abdecken?
Antwort: Austrittsdaten am Fall, Entra-Deaktivierung, Asset-Rücknahme und konsistenten Beschäftigungsstatus, damit Listen und Auswertungen keine aktiven Personen mehr führen.
Frage: Welche Vorteile hat eine individuelle HR-App in der Microsoft 365-Umgebung gegenüber SaaS-Lösungen wie Personio oder HRWorks?
Antwort: HR-Prozesse und -Daten sind nicht nur isoliert zu betrachten sondern das Fundament vieler Digitalisierungsvorhaben. pa365 HR wird auf Wunsch mit einem kundenspezifischen Git Hub-Repository ausgeliefert, und kann mit marktüblichen IDE`s wie Corsor oder Claude Code weiterentwickelt und integriert werden.
Frage: Wie hängen Onboarding, Urlaub und Zeiterfassung zusammen?
Antwort: Onboarding setzt Mitarbeiter und Soll-Welt (Arbeitszeit, Urlaubsanspruch) in Dataverse. Self-Service, Salden und Zeiterfassung nutzen denselben Stammdatensatz. Ein Praxisbeispiel für Zeit und Abrechnung: Zeiterfassung in SharePoint.
Frage: Was ist pa365 HR in diesem Kontext?
Antwort: Eine Referenzlösung von Preamp365: SPFx-App im SharePoint-Intranet mit Dataverse und Azure Functions. Das neue On-/Offboarding-Modul zeigt, wie Eintritt und Austritt als geführte Fälle in genau diesem Stack aussehen können.
Fazit / Nächste Schritte
On-/Offboarding gehört in Microsoft 365 an denselben Ort wie Intranet und Identität: SharePoint als Oberfläche, Dataverse als Datenkern, Entra ID als Anker. Das Release in pa365 HR zeigt einen konkreten Funktionsumfang – von der Mitarbeiteranlage über Assets und Arbeitszeit bis zum sicheren Austritt.
Wenn du HR-Prozesse in Microsoft 365 individuell aufsetzen oder erweitern willst, skizzieren wir gern Scope, Datenmodell und Rollout.
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