Workshopserie zur strukturierten SharePoint- und Teams-Einführung
Mehrteilige Workshopreihe zur Optimierung der SharePoint- und Teams-Nutzung – mit Fokus auf Fachbereiche und Projektarbeit sowie einem klar visualisierten Nutzungskonzept.
Ausgangssituation
Du planst die Einführung von Microsoft 365 mit einer sinnvollen SharePoint-Seitenstruktur und Teams-Nutzung.
Die nachfolgend beschriebene Workshopserie eignet sich besonders gut, ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und Umsetzungskonzepte in den Bereichen SharePoint-Intranet, Dokumentenmanagement, Kommunikation & Zusammenarbeit zu erarbeiten.
Ziel ist ein klar strukturiertes Nutzungskonzept für SharePoint und Microsoft Teams – inklusive Visualisierung der Seiten- und Teamstruktur.
Zielgruppe
- Verantwortliche für die Einführung bzw. Optimierung von SharePoint und Teams
- Vertreter:innen aus Verwaltung und Projektarbeit
- IT-Vertreter:innen und Key User, die Anforderungen bündeln und Entscheidungen vorbereiten
Aufbau der Workshopserie
Die Reihe umfasst vier Workshops à 4-6 Stunden. Die Inhalte können bei Bedarf angepasst oder ergänzt werden. Für den Workshop wird eine Workshop-Kommunikationsseite in der Kundenumgebung bereitgestellt, um Präsentationen, Notizen & Anwendungsbeispiele zu dokumentieren.
WS1 – Ausgangssituation (4 Std.)
- Aktuelle Organisation von Zusammenarbeit und Dateiablagen
- Aufnahme der aktuellen Nutzung von Microsoft 365, insbesondere SharePoint und Teams
- Identifikation von Schwachstellen, Risiken und Verbesserungspotenzialen
- Sammlung erster Anforderungen aus den beteilgten Fachbereichen in einer SharePoint-Liste (als Aufgabe zwischen den Terminen)
WS2 – SharePoint Online (6 Std.)
- Typische Nutzungsszenarien von SharePoint Online:
- Intranet, Navigation, Dateiablagen, Dokumentenmanagement
- Listen und Workflows
- Taxonomien, Inhaltstypen und Verwaltete Metadaten
- SharePoint Suche
- Berücksichtigung von SharePoint-Seitentypen (z. B. Kommunikations- vs. Teamseiten)
- Grundlagen eines passenden Berechtigungskonzepts
WS3 – Microsoft Teams (6 Std.)
- Typische Nutzungsszenarien von Microsoft Teams:
- Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten und Linienorganisation
- Einbindung von SharePoint-Inhalten in Teams
- Berücksichtigung von Teams-Typen, Kanaltypen und Berechtigungen in Verbindung mit M365-Gruppen
- Vor- und Nachteile gegenüber reinen SharePoint-Seiten
- Ableitung, wann Teams und wann eher SharePoint-Seiten eingesetzt werden sollten
WS4 – Ableitung Nutzungskonzept (4 Std.)
- Erarbeitung von Entscheidungskriterien für die Anlage von Teams und SharePoint-Seiten
- Berücksichtigung administrativer Anforderungen an temporäre und dauerhafte Speicherorte
- Gemeinsame Visualisierung der Nutzungs- und Seitenstruktur (z. B. mit dem Seitenstruktur-Template)
- Definition nächster Schritte für Pilotierung und Rollout
Ergebnis
Am Ende der Workshopserie liegen:
- ein abgestimmtes Nutzungskonzept für SharePoint und Teams in Verwaltung und Projektarbeit,
- eine visualisierte Seiten- und Teamstruktur auf Basis des Seitenstruktur-Templates,
- sowie konkrete Empfehlungen für weitere Schritte (Pilot, Fachbereiche, Einrichtungen) vor.
Die Inhalte können bei Bedarf auf weitere Organisationseinheiten übertragen und dort vertieft werden.