Einleitung

Deine SharePoint-Einführung bietet große Chancen und Potenziale für Organisation und Zusammenarbeit, stellt Dich jedoch zugleich vor vielfältige Herausforderungen. Ohne einen klaren Plan und eine sichere Methodik für die Einrichtung der Seitenstruktur und die spätere Pflege der Inhalte lässt sich Wildwuchs in Bezug auf Struktur und Berechtigungen kaum vermeiden.

Ziele der methodischen SharePoint-Seitenerstellung

Erstellung der SharePoint-Seiten anhand klarer Kriterien
Orientierung an Nutzungsszenarien der Anwender
Integration eines einheitlichen Berechtigungskonzeptes
Skalierbarkeit bei wachsenden Anforderungen

1. Mit Methodik zur strategischen Soll-Struktur

Anstatt jeden Geschäftsbereich und jede Abteilung individuell “basteln” zu lassen, empfiehlt sich ein standardisierter Planungsansatz als Ausgangspunkt für die Bedarfsanalyse. Dabei lassen sich immer vier Nutzungsszenarien innerhalb einer Organisationseinheit unterscheiden:

Der Blueprint für jede Abteilung:

SharePoint-Hubseite: Die Startseite als Schaufenster der Abteilung, erreichbar für alle Mitarbeiter deines Unternehmens. Alle Inhalte sind im Unternehmen öffentlich. Ideal für News, Leitbilder und Abteilungsportfolios.
Interner Bereich: Eine abteilungsinterne SharePoint-Kommunikationsseite mit Dokumentenbibliotheken und Listen für geschützte Dateiablagen und Workflows. Berechtigungen lassen sich zentral über Sicherheitsgruppen verwalten und richten sich nach Abteilungs- oder Teamzugehörigkeiten.
Abteilungs-Share: Eine weitere SharePoint-Kommunikationsseite für den abteilungsübergreifenden Austausch in definierten Szenarien. Hier ist klar, dass zusätzliche, meist lesende Zugriffe eingeräumt werden. Die Verwaltung dieses Seitentyps liegt dennoch in der zentralen IT-Administration.
Aufgabenbezogene Teams: Digitale Räume, dezentral verwaltet für Projekte, Initiativen und Prozesse. Hier liegt der Fokus auf der Erarbeitung von Ergebnissen und einzelne Personen übernehmen mit der Rolle Teambesitzer die Data Ownership.

Über diese Systematik können alle typischen Anforderungen abgebildet werden, die in Workshops genannt werden.

2. Die Superkräfte von SharePoint Hubsites

Eine besondere Rolle spielen dabei die sogenannten Hubsites als Startseiten einzelner Organisationseinheiten. Diese ermöglichen die logische Bündelung mehrerer zugeordneter Seiten. Die Zuordnungen sind dynamisch anpassbar. Damit können im Falle von Reorganisationen einzelne Seiten von Hub zu Hub verschoben werden. Hubsites bieten die folgenden Funktionen:

Bereitstellung der sogenannten Hub-Navigation oberhalb der Seitennavigation
Vererbung des Site-Designs an alle zugeordneten Hub-Seiten
Optionale synchronisation der Berechtigungsgruppe Hubbesucher
Roll-up Funktionen für News und andere Inhalte im Hub
Bereitstellung eines Suchscopes über die Property Associated Hub

3. Klarheit im Berechtigungssystem als Struktur-Kriterium

Über die SharePoint-Seitenstruktur muss jederzeit klar erkennbar sein, wer auf die einzelnen Seiten zugreifen kann. Ist eine Seite als abteilungsintern deklariert, sollten abteilungsübergreifende oder externe Zugriffe nicht zugelassen werden. Dabei greift die Regel, dass es nicht zu viele Seiten geben kann, aber sehr wohl zu wenige.

Allgemein ist eine der Leitfragen der Strukturentwicklung, ob die Berechtigungen bestimmter Seiten dezentral durch Anwender und Keyuser verwaltet werden, oder zentral durch die IT.

4. Data Ownership, Data Producer und Data Consumer als Zuordnungs-Kriterium

Unternehmen mit Abteilungsübergreifenden Prozessen wissen, dass Daten (Dokumente oder Listenelemente) immer eine Zuordnung haben, die darüber entscheidet, in welchen Abteilungsseiten bestimmte Daten angesiedelt sind.

Greifen beispielsweise zwei Abteilungen im Rahmen eines übergeordneten Geschäftsprozesses auf dieselbe Dokumentenbibliothek zu, liegt die Data Ownership in der Regel in der Abteilung, die die Daten erstellt, während Mitarbeiter der anderen Abteilung als Data Consumer zugreifen.

Fazit

Ohne methodische Vorbereitung bleibt die Frage nach der richtigen SharePoint-Seitenstruktur ein Lotteriespiel. SharePoint-Verantwortliche sollten immer ein Struktur-Template entwickeln, um die tatsächliche SharePoint-Landschaft einheitlich und nachvollziehbar zu gestalten.

Wenn du mit deinem Team eine passende Seitenstruktur erarbeiten möchtest, eignen sich die Workshopserie zur strukturierten SharePoint- und Teams-Einführung oder eine begleitende Beratung. Bei Interesse einfach Kontakt aufnehmen.