Einleitung

Mit SharePoint Online lässt sich das perfekte Intranet besonders einfach umsetzen. Egal ob Neuaufsatz oder Migration von SharePoint 2016 oder SharePoint 2019. Das Video zeigt und erklärt anhand von lebendigen Beispielen und Demos, welche grundsätzlichen Überlegungen bei der Planung und dem Aufbau der Intranet-Landschaft sinnvoll sind.

Diese Überlegungen werden zu 5 Prinzipien des SharePoint Intranets verdichtet und können Unternehmen als Leitfaden für die Umsetzung individueller Intranet-Projekte dienen.

Tipp 1: Finde die richtige Seitenstruktur

Wir starten im ersten Tipp mit der Seitenstruktur und stellen die Frage, nach welchen Kriterien die Seitenstruktur aufgebaut werden kann. Dabei spielt eine klare Fokussierung der einzelnen Seiten auf bestimmte Nutzergruppen im Unternehmen die Hauptrolle.

Tipp 2: Wende Berechtigungen korrekt an

Im zweiten Tipp untersuchen wir dann, welchen Einfluss SharePoint-Berechtigungen auf die Seitenstruktur haben. Hierzu wird anhand eines Beispiels verdeutlicht, wie Berechtigungskonflikte zwischen internen Nutzergruppen und externen Nutzern vermieden werden können.

Tipp 3: Plane Dokumentenbibliotheken und Listen

Im dritten Tipp behandeln wir die Planung und Nutzung von Dokumentenbibliotheken und Listen. Dabei zeigen wir auf, warum innerhalb einer Bibliothek möglichst homogene Dokumente abgelegt werden sollten. Hier gehen wir auch auf die Bedeutung der richtigen Bibliothekseinstellungen für die spätere Arbeit mit Power Automate Workflows zum erweiterten Dokumentenmanagement ein.

Tipp 4: Nutze Individuelle Berechtigungen

Im vierten Tipp stellen wir uns die Frage, unter welchen Bedingungen es sinnvoll sein kann, die Berechtigungsvererbung auf untergeordneten Elementen wie Bibliotheken und Listen zu unterbrechen. Hier wird schnell klar, dass Berechtigungen hier nur reduziert werden dürfen, um die Funktion der Navigation nicht zu verlieren.

Tipp 5: Die SharePoint Startseite

Im abschließenden fünften Tipp widmen wir uns der SharePoint Homesite, also der Startseite. Diese sollte möglichst aktuell und übersichtlich gestaltet werden, damit Benutzer gewünschte Inhalte, Ressourcen und News möglichst schnell finden können.

Wenn du ein SharePoint Intranet für dein Unternehmen planen oder überarbeiten möchtest, unterstütze ich dich mit Workshops und Consulting zu Struktur, Berechtigungen und Dokumentenmanagement. Mehr dazu findest du auf den Seiten /leistungen/workshops/ und /leistungen/consulting/.