Mit Microsoft 365, Teams, OneDrive und SharePoint Online entstehen zusätzliche Speicherorte für Dateien. Für Anwender ist oft unklar, welche Dateien noch auf dem Fileserver liegen sollen und welche in Teams oder SharePoint gehören. Die Folge: Teams-Wildwuchs.

Die Antwort auf die Frage, wie eine praktikable Lösung aussieht, heißt wie so oft: Es kommt darauf an. Hier hilft nur ein klares Konzept vor dem Hintergrund eines definierten Anwendungsfalls.

Konzept: Zentrale Dateiablage für projektorientierte Unternehmen

Im Video stelle ich in einer ausführlichen Demo ein Konzept zum Aufbau einer zentralen Dateiablage für projektorientierte Unternehmen vor. Dieses Konzept kombiniert:

eine Struktur von Projektverzeichnissen auf einer SharePoint-Site
mit dem Zugriff der Anwender aus Teams-Kanälen

Der Schwerpunkt liegt auf der Möglichkeit des abteilungsübergreifenden Zugriffs und auf Überlegungen zum Datenlebenszyklus – von der Anbahnungsphase eines Projekts bis zur Servicephase.

Automatische Ordnerstruktur mit Power Automate

Zusätzlich verwende ich für die automatische Anlage der Projektordner und Unterverzeichnisse einen Flow in Power Automate. Dieser wird aus einer zentralen Projektliste (Microsoft Lists) ausgelöst und stellt sicher, dass die Dateiablage über alle Projekte gleich strukturiert ist.

Damit ist der wichtigste Faktor für eine hohe Benutzerakzeptanz erfüllt: Klarheit in den Dateiablagen.

Zusammenfassung der Lösungen im Video

Microsoft Teams für den Benutzerzugriff auf Dateiablagen
SharePoint Online für die zentrale Dateiablage
Microsoft Lists für die Pflege einer zentralen Projektliste
Power Automate für die automatische Anlage der Projektordnerstruktur bei neuen Projekten

Wenn du ein klares Dateiablage-Konzept für dein Unternehmen planen oder umsetzen möchtest, unterstütze ich dich mit Workshops und Consulting zu Struktur, Governance und Automatisierung. Mehr dazu findest du auf den Seiten Leistungen: Workshops und Leistungen: Consulting.